Накопление знаний
Технократическо-управленческое

За чей счёт банкет

Сегодня мы будем разговаривать скорее про себестоимость, с другой стороны я в очередной раз посмотрел на TMetric - для любителей иметь ссылку в самом начале - речь пойдет про https://app.tmetric.com

Проблематика или "он нас посчитал"


Юные и не очень юные ИТ-шники очень часто испытывают определенный страх перед учетом рабочего времени. Софтверные компании и их их менеджеры наоборот учитывают рабочее время "всегда", особливо когда необходимо выставлять счёт клиенту. И в том и в другом случае учёт рабочего времени навязывается сотрудникам "сверху".

Проблема заключается в том, что в этих случаях обычно время затрачиваемое на задачу делается кратным "одному часу" и вот в итоговом счёте/отчёте возникает

  • Обновление Бухгалтерии предприятия - 1 час
  • Проверка корректности обновления - 2 часа

В реальности на сами эти процедуры затрачивается от силы 10-15 минут (в зависимости от скорости работы системы 1С), все остальное уходит на подготовку CF файлов, сравнение и объединение и другие технические процедуры, которые в отчет о рабочем времени не включается (1С тут для примера - в других платформах происходит тоже самое).

То есть уровень доверия учету рабочего времени при таком раскладе мы может принять равным 33%. Почему 33% ? Да потому что скорее всего с высокой долей вероятности мы не видит еще 33% реальных технических процедур ручного характера и 33% недочетов, когда сотрудник где-то что-то не учел и вынужден исправлять свои недочеты (обратите внимание - НЕ ошибки, а НЕ дочеты).

Причины такой ситуации объективны:

  • во первых - если я как сотрудник буду показывать вам свои недочеты, вы как руководитель вместо помощи тут же начнете мне советовать как эти недочеты исправить. Это свойственно руководителям старого формата.
  • во вторых - если я как сотрудник буду показывать вам технические особенности работы, вы как руководитель начнете задавать тупые вопросы "а это зачем, а это почему". Это также свойственно руководителям старого формата.

Объективно ИТ специалисту невыгодно показывать реальную картинку затрачиваемого времени. В случае если учет рабочего времени навязывается формально - "сверху".

Второй группой причин являются уже причины руководителя - а причины одна

  • в третьих - вообще от руководителя в целом требуется организовать такой процесс, который позволяет за приемлемый бюджет, организовать процесс достижения результата к обещанному сроку. То есть важным является только соблюдение конечного срока - поэтому учет рабочего времени превращается только в средство повышения осознанности СОТРУДНИК'ом - руководителя в целом не волнует что сотрудник напишет в отчете рабочего времени, но вот если цель не будет достигнута - через этот самый отчет можно найти крайнего.

В общем случае противоречие звучит так "нужно учитывать рабочее время, но правды в его (учете) показаниях нет совсем - поэтому учитывать бессмысленно"

Борьба за собственную эффективность


Есть такая штука ТРИЗ - я очередной раз вас буду отсылать именно к ней. Там в этой теории - есть отсылка к "обратной задаче".

Так вот определенным решением в данном случае является книга Максима Дорофеева - вместо ссылки на книгу - я хотел бы Вам выдать ссылку на ролик, в котором Максим рассказывает Дмитрий Юрьевичу про свою книжку - на мой взгляд это интересней чем аннотация https://oper.ru/video/view.php?t=1875

То есть - решением в данном случае является формулировка пусть рабочее время учитывается само.


Но это требует персональной мотивации - пусть на моей рабочей станции будет запущен таймер, который покажет мне чем я занят на своей рабочей станции и тогда я смогу с точностью до 5 минут посмотреть в какой контекст я погружен. Причем я могу это делать с заданной периодичностью - раз в день, раз в неделю (я считаю по субботам)

На скриншоте выше видно что с 7:50 до 8:30 я писал вот этот самый пост - итого 40 минут на каждый пост. Предыдущий пост занял 35 минут.

При чем тут Дорофеев ? А дело в том, что дело не в учете рабочего времени - а в том, что мне жалко свое мыслетопливо и я хочу максимально эффективно его расходовать и как следствие я хочу рутину максимально автоматизировать. А также сократить свою себестоимость. Для этого мне нужен персональный таймер.

Причём тут себестоимость


а вот тут внезапно нам понадобится

  • базовые знания о трансформации данных при интеграции
  • базовые знания о теории множеств
  • базовые знания о теории биллинговых систем
  • базовые знания о центрах затратах

Итак: я напомню тем кто читает внимательно - у нас есть проблематика, у нас есть персональный таймер, а теперь нам нужно решить проблему при помощи персонального таймера - текстом это звучит так

данные персонального биллинга мы категоризируем по центрам затрат, сгруппируем в по трем уровням группировок сформировав отчет о затратах с целью интеграции в систему учета рабочего времени (JIRA, GitLab, GitHub. Redmine, Excel, etc.)

В итоге "наверх" руководству в виде отчета о рабочем времени я подаю данные по проектам и по задачам. Для этого мне понадобится преобразовать мои данные биллинга в формат учета рабочего времени поставив три дополнительных поля в табличке таймера

  • Клиент - в том числе и внутренний: это тот департамент ради которого я работал (бывает в том числе семья Лустиных)
  • Проект - на самом деле контекст и цель: это та цель на которую я работал
  • Задача - на самом деле это пункт ЧТЗ (частного технического задания) над которым шла работа в определенный промежуток времени

На выходе уже лично я НЕ как сотрудник, а как человек - знаю свои временные затраты на тот или иной контекст. И могу понять - что у меня учет рабочего времени занимает 23 минуты по субботам в среднем или около 1.5 часов в месяц. А до применения данного таймера - у меня уходило 12 часов на создание Excel табличек с учетом.

  • субсидировать те самые 7 баксов на TMetric, потому как понимаю где он мне экономит время
  • понимаю сколько денег и времени у меня отнимает писательство на сайте и его поддержка
  • понимаю какова будет себестоимость будущей книжки
  • другой PROFFIT

И что самое главное - я понимаю прибыльность своей деятельности - насколько я эффективен для клиентов (заказчиков из разных департаментов и организаций).
Если кто не понял - таймер постоянно висит в службах, пока я работаю - совершенно не мешая мне что-то делать руками. Иногда требуя от меня только нажать кнопку "начал работать"



И где тут учет рабочего времени ?


Если кто не понял - он не нужен, точнее он нужен чтобы иметь информацию для разбора проблем на проекте, когда они связаны со сроками.

А вот если каждый сотрудник будет бороться за персональную эффективность - то скорее всего перекосы по срокам будут выявлены сразу - на очередной ретроспективе, и уже на основе данный замеров таймеров будут приняты решения об автоматизации работы сотрудника - уже кстати на основе мотивации.



Вишенка на торте - ответы на тупые вопросы руководителя "это зачем, это почему" если дело дойдет то конкретных временных промежутков - это тоже время, и оно также будет учитываться ;-).

Схема персонального учета в виде черновика выглядит вот так


P.S Я никак не аффилировал с компанией TMetric - если бы было другое приложение с подобным функционалом "от биллинга" для сотрудника, я бы использовал его - но последние 6 лет я использую именно это.
P.S.S. Самое главное чем хотел поделиться - если Вам не интересна собственная себестоимость - даже не ввязывайтесь - работайте по старинке - мой опыт показал, что "сверху" такие таймеры не внедряются.